Mencatat inventaris dan penyusutannya

Oven, mixer, atau etalase dipakai bertahun-tahun, jadi harganya tidak pas kalau dibebankan ke satu bulan saja. Catat sebagai inventaris, lalu Copia membagi nilainya selama umur pakainya.

Mencatat inventaris yang dibeli

Formulirnya terdiri dari tiga langkah: Barang, Nilai & umur, dan Pembayaran.

1. Buka Uang › Inventaris, lalu tekan Tambah inventaris.
2. Di langkah Barang, isi Nama barang, misalnya "Oven Deck 3 Tingkat". Kalau outletmu lebih dari satu, pilih Outlet tempat barang itu dipakai. Tekan Lanjut.
3. Di langkah Nilai & umur, isi Tanggal beli dan Harga beli.
4. Isi Umur pakai (bulan), misalnya 60 untuk perkiraan pakai 5 tahun, lalu tekan Lanjut.
5. Di langkah Pembayaran, pilih metode pembayarannya di Dibayar lewat.
6. Tekan Simpan inventaris.

Copia mencatat pembeliannya sebagai uang keluar di Arus kas pada tanggal beli. Jangan dicatat lagi di sana.

Mencatat barang yang dicicil atau belum lunas

1. Isi langkah Barang dan Nilai & umur seperti biasa. Harga beli tetap harga penuhnya.
2. Di langkah Pembayaran, isi Belum dibayar (tidak wajib) dengan bagian yang belum kamu bayar. Kalau ada uang muka, selisihnya dengan harga beli adalah uang muka itu.
3. Isi Utang ke (tidak wajib) dengan nama toko atau lembaga pembiayaannya, kalau perlu.
4. Pilih Uang mukanya dibayar lewat, lalu tekan Simpan inventaris. Kalau seluruh harganya belum dibayar, isian ini tidak muncul.

Yang keluar dari kas hanya uang mukanya. Sisanya tercatat sebagai utang, dan muncul di menu Pinjaman dengan nama "Inventaris: …". Cicilannya kamu bayar dari sana. Lihat Mencatat pinjaman dan cicilannya.

Contoh: oven Rp12.000.000 dengan uang muka Rp2.000.000. Isi Harga beli 12.000.000 dan Belum dibayar (tidak wajib) 10.000.000.

Mencatat barang yang sudah dimiliki

1. Tekan Tambah inventaris, lalu isi Nama barang.
2. Nyalakan Sudah dimiliki (modal pemilik), lalu tekan Lanjut.
3. Di langkah Nilai & umur, isi Tanggal mulai dipakai, Nilai barang, dan Umur pakai (bulan).
4. Tekan Simpan inventaris. Langkah Pembayaran dilewati karena tidak ada uang yang keluar.

Pilihan ini untuk barang milik pemilik usaha yang dipakai usaha, misalnya oven yang sudah ada sebelum memakai Copia. Kas tidak berkurang, dan nilainya tercatat sebagai modal.

Membaca daftar inventaris

Melepas inventaris yang dijual, rusak, atau hilang

1. Di baris barangnya, tekan Lepas.
2. Isi Tanggal dilepas, lalu pilih Alasan: Dijual, Rusak, Hilang, atau Lainnya.
3. Tulis Catatan bila perlu, misalnya "dijual ke tetangga". Untuk alasan Lainnya, catatannya wajib.
4. Kalau ada uang yang diterima, isi Hasil jual dan pilih Diterima lewat. Kalau tidak ada, kosongkan.
5. Tekan Lepas inventaris.

Sejak tanggal dilepas, barangnya tidak dihitung lagi di neraca dan berhenti disusutkan. Hasil jualnya tercatat sebagai uang masuk "Penjualan inventaris" di Arus kas. Selisihnya dengan nilai barang saat dilepas tampil di laba-rugi sebagai Laba pelepasan inventaris atau Rugi pelepasan inventaris.

Contoh: mixer bernilai Rp2.000.000 dijual Rp2.300.000, labanya Rp300.000. Kalau mixer itu rusak dan tidak laku, ruginya Rp2.000.000.

Keliru melepas? Tekan ikon panah balik (Batalkan pelepasan) di baris barangnya. Barang kembali disusutkan seperti sebelumnya, dan catatan uang masuknya ikut hilang.

Yang perlu diketahui

• Copia memakai satu metode penyusutan, yaitu garis lurus: jumlah yang sama tiap bulan selama umur pakai. Bulan terakhir menutup sisanya.
• Copia otomatis menghitung penyusutan, mulai bulan setelah pembelian. Oven yang dibeli September mulai disusutkan 1 Oktober.
• Penyusutan berjalan per hari. Laba-rugi bulan ini sudah memuat penyusutan sampai hari ini, tanpa menunggu akhir bulan.
• Penyusutan berhenti saat nilai barangnya nol, atau saat barangnya dilepas.
• Setelah penyusutannya berjalan, tanggal, nilai, outlet, dan pilihan modal pemilik sebuah inventaris terkunci, dan inventarisnya tidak bisa dihapus. Nama, umur pakai, dan cara bayarnya masih bisa diubah.
• Kalau umur pakai diubah setelah penyusutannya berjalan, sisa nilainya dibagi ulang mulai bulan ini. Bulan yang sudah lewat tidak berubah.
• Inventaris yang sudah dilepas tidak bisa diubah atau dihapus. Batalkan pelepasannya dulu kalau perlu.
• Di laba-rugi, penyusutan tampil sebagai Beban penyusutan peralatan dan mengurangi laba bulan itu.
• Di neraca, tiap inventaris tampil sebesar harga belinya, lalu dikurangi baris Akumulasi penyusutan.
• Isian Belum dibayar (tidak wajib) tidak bisa diturunkan di bawah pokok yang sudah dicicil, dan inventaris yang utangnya sudah dicicil tidak bisa dihapus sebelum cicilannya dihapus.
• Inventaris tersedia di paket Maestro. Lihat paket dan langganan.

Kalau ada kendala

• Belum ada pilihan di Dibayar lewat: tambahkan metode yang aktif di Metode pembayaran.
• Muncul pesan "Tanggalnya (…) tidak boleh di masa depan. Pilih hari ini atau tanggal sebelumnya.": catat inventaris setelah barangnya dibeli atau mulai dipakai.
• Muncul pesan "Inventaris … sudah disusutkan, jadi tidak bisa dihapus. Kalau barangnya dijual, rusak, atau hilang, pakai Lepas.": tekan Lepas di baris barangnya.
• Muncul pesan "Tanggal dilepas (…) tidak boleh sebelum tanggal belinya (…).": periksa lagi Tanggal dilepas.
• Muncul pesan "Yang belum dibayar tidak boleh melebihi harga belinya.": periksa lagi isian Belum dibayar (tidak wajib).
• Muncul pesan "Pilih dulu uang hasil jualnya diterima lewat apa.": isi Diterima lewat, atau kosongkan Hasil jual kalau tidak ada uang yang diterima.
• Inventaris yang sudah disusutkan ternyata salah catat tanggal atau nilainya: keduanya sudah terkunci. Hubungi tim Copia lewat tautan WhatsApp di bagian bawah halaman aplikasi, di samping Pusat bantuan.