Mencatat reservasi

Tamu menelepon untuk memesan meja Sabtu malam, kadang sekaligus menitip uang muka. Catat di menu Reservasi supaya mejanya tertandai dan uang mukanya mengurangi tagihan saat tamu membayar.

Menyalakan reservasi

1. Buka Pengaturan › Pengaturan kasir di halaman pengelolaan, lalu pilih Fitur kasir di panel kiri.
2. Pastikan Tagihan terbuka sudah menyala, karena reservasi memakainya.
3. Nyalakan Reservasi.

Saklar ini berlaku per outlet. Setelah menyala, menu Reservasi muncul di menu layar kasir. Lihat tampilan bagian Fitur kasir.

Mencatat reservasi

1. Di layar kasir, ketuk tombol menu, lalu pilih Reservasi.
2. Ketuk Catat reservasi.
3. Di langkah Tamu, isi Nama pemesan dan Jumlah orang. Nomor telepon tidak wajib. Ketuk Lanjut.
4. Di langkah Waktu dan meja, isi Tanggal dan Jam datang.
5. Isi Meja atau ruangan dan Catatan kalau perlu. Keduanya tidak wajib.
6. Ketuk Simpan reservasi.

Kalau outletmu punya daftar meja, mejanya bisa dipilih di Pilih meja pada langkah Waktu dan meja. Ketuk Gabung beberapa meja untuk rombongan yang butuh lebih dari satu meja. Nama meja atau ruangan ini menjadi nama tagihannya saat tamu datang.

Mencatat uang muka dan menu yang dipesan lebih dulu

1. Ketuk reservasinya di daftar.
2. Ketuk Catat uang muka.
3. Isi jumlahnya, pilih metode di Dibayar pakai, lalu ketuk Simpan uang muka.

Kalau tamu sudah memesan menu, ketuk Pesan menu dulu. Kalau menunya sudah ada, tombolnya bernama Ubah menu. Pilih menunya di layar kasir, lalu ketuk Simpan tagihan. Setelah itu uang muka bisa diisi sebagai Persen dari total menu.

Mengubah atau membatalkan

• Mengubah. Ketuk reservasinya, lalu ketuk Ubah reservasi. Pilih langkah Tamu atau Waktu dan meja di bilah langkah, ubah isinya, lalu ketuk Simpan reservasi. Ini hanya bisa selagi statusnya masih Menunggu tamu.
• Membatalkan. Ketuk Batalkan, pilih Tamu membatalkan atau Tamu tidak datang, tulis alasannya, lalu ketuk Batalkan reservasi.

Kalau ada uang muka, pilih juga Dikembalikan ke tamu atau Tidak dikembalikan. Uang yang dikembalikan tercatat keluar hari itu. Kembali lewat sudah terisi Sama seperti saat dibayar. Ganti kalau uangnya kamu kembalikan dengan cara lain, misalnya uang muka lewat QRIS yang kamu kembalikan tunai. Uang yang tidak dikembalikan tercatat sebagai pendapatan lain hari itu.

Saat tamu datang

1. Buka menu Reservasi, lalu ketuk reservasinya.
2. Ketuk Tandai tamu datang. Copia membuka tagihannya di layar kasir. Untuk membukanya lagi nanti, ketuk Buka tagihannya di rincian reservasi, atau buka dari Tagihan terbuka.
3. Tambahkan menunya, lalu ketuk Simpan tagihan.
4. Saat tamu selesai, ketuk Tagih.

Uang muka tampil sebagai Uang muka reservasi dan mengurangi Sisa yang ditagih. Cara menambah menu dan menagihnya sama dengan Melayani per meja dengan tagihan terbuka.

Yang perlu diketahui

• Mencatat dan mengelola reservasi butuh internet, termasuk di Copia Kasir.
• Tanggal reservasi tidak boleh sebelum hari ini.
• Mencatat uang muka butuh sesi kasir yang terbuka. Uangnya masuk ke kas saat diterima, dan boleh ditambah lagi lewat Tambah uang muka.
• Uang muka baru dihitung sebagai penjualan saat tagihannya dibayar.
• Kalau menunya sudah dipesan, uang muka tidak boleh melebihi total menu itu.
• Menu yang dipesan lebih dulu baru dikirim ke dapur saat tamunya ditandai datang.
• Di jendela Tagihan terbuka, meja yang direservasi hari ini diberi tanda jam pesanannya.

Kalau ada kendala

• Muncul peringatan meja sudah dipesan tamu lain: pilih meja lain. Kalau jamnya tidak bentrok, ketuk Simpan reservasi sekali lagi.
• Muncul pesan "Uang muka reservasinya … lebih besar dari total belanja": tambah menunya. Bisa juga batalkan reservasinya dengan uang dikembalikan, lalu tagih seperti biasa.
• Muncul pesan "Reservasi ini sudah ada uang mukanya. Pembatalannya perlu akun yang boleh membatalkan transaksi.": minta pemilik usaha atau rekan yang berwenang membatalkannya.
• Muncul pesan "Belum ada sesi kasir yang dibuka di outlet ini. Buka sesi kasir dulu untuk mengembalikan uang tunai.": uang muka tunai dikembalikan dari kas di kasir, jadi buka sesi kasirnya dulu.
• Muncul pesan "Dana … yang belum cair tinggal …, tidak cukup untuk mengembalikan …": uang muka lewat metode itu sudah dicairkan ke rekening. Pilih metode lain di Kembali lewat, misalnya tunai. Lihat dana belum cair.
• Muncul pesan "Masih ada reservasi yang berjalan di outlet ini": selesaikan atau batalkan dulu reservasinya sebelum mematikan saklar Reservasi.