Membuka dan menutup sesi kasir

Tiap pergantian shift, uang di kasir perlu dihitung supaya ketahuan kalau ada selisih. Di Copia, hitungan itu dicatat lewat sesi kasir. Semua penjualan masuk ke sesi yang sedang berjalan, jadi layar kasir belum bisa menjual sebelum sesi dibuka.

Membuat dan memakai PIN Kasir

Layar kasir dibuka dengan PIN Kasir 4 angka milik akunmu. PIN ini berbeda dari kata sandi dan dari PIN portal karyawan.

1. Buka Buka layar kasir. Di Android, buka aplikasi Copia Kasir.
2. Ketik PIN-mu. Kalau akunmu belum punya PIN, ketik 4 angka pilihanmu, lalu ketik ulang angka yang sama.

Layar kasir otomatis terkunci setelah 15 menit tidak disentuh. Ketik PIN untuk membukanya lagi. Untuk mengganti PIN, buka Profil saya di peramban, pilih PIN Kasir di panel kiri, isi PIN lama, PIN baru, dan Ulangi PIN baru, lalu tekan Simpan PIN.

Membuka sesi

1. Tekan Buka sesi kasir di layar kasir. Dari halaman pengelolaan, buka Penjualan › Sesi kasir lalu tekan Buka sesi.
2. Hitung uang di kasir, lalu isi Modal awal. Boleh 0 kalau kasnya kosong.
3. Pilih asal atau tujuan selisihnya kalau Copia bertanya. Pertanyaan ini muncul saat modal berbeda dari catatan Kas di kasir.
4. Tekan Mulai sesi.

Menutup sesi dan serah terima

1. Buka menu di pojok kiri atas layar kasir, lalu pilih Sesi. Bisa juga dengan mengetuk tanda Sesi buka … di bilah atas.
2. Tekan Tutup sesi dan hitung kas.
3. Hitung uang fisik di kasir, lalu isi Hasil hitung uang di kasir. Copia langsung menampilkan Pas, tidak ada selisih, Uang lebih, atau Uang kurang beserta nominalnya.
4. Kalau ada selisih, tulis penyebabnya di Penyebab selisih. Isian ini wajib kalau selisihnya di atas batas selisih kas usahamu.
5. Centang Serah terima: langsung buka sesi baru kalau shift berikutnya langsung lanjut. Modal sesi baru sama dengan hasil hitungmu.
6. Tekan Tutup sesi.

Melihat riwayat sesi

Buka Penjualan › Sesi kasir. Tabel Riwayat sesi memuat siapa yang membuka dan menutup, jumlah nota, penjualan, modal awal, kas seharusnya, hasil hitung, dan selisih tiap sesi. Penyebab selisih yang ditulis kasir tampil di bawah selisihnya. Rincian tiap sesi ada di Laporan › Per sesi kasir.

Mengatur batas selisih kas

Batas ini menentukan kapan selisih wajib dijelaskan dan kapan pemilik usaha dikabari. Awalnya Rp10.000.

1. Buka Pengaturan › Pengaturan kasir di halaman pengelolaan, lalu pilih Batas selisih kas di panel kiri.
2. Isi Batas selisih. Isi 0 kalau semua selisih perlu dijelaskan.
3. Tekan Simpan batas.

Batas ini berlaku di semua outlet, saat menutup sesi kasir dan saat mencocokkan saldo kas dan bank. Hanya pemilik usaha yang bisa mengubahnya.

Yang perlu diketahui

• Satu outlet punya satu sesi kasir terbuka. Semua kasir di outlet itu, dari akun dan perangkat mana pun, berjualan di sesi yang sama, jadi tidak perlu membuka sesi sendiri. Notanya tetap tercatat atas akun yang mencatatnya. Kalau sesinya dibuka rekanmu, layar kasir menulis "Sesi dibuka oleh … pukul …. Penjualanmu masuk ke sesi ini."
• Selisih kas tercatat atas sesi itu, dan uang di kasir menjadi tanggung jawab pembuka sesi. Kalau yang menutup bukan pembukanya, hitung uangnya bersama.
• Kas seharusnya dihitung dari modal awal ditambah tunai masuk. Uang lain yang dicatat masuk atau keluar Kas di kasir selama sesi ikut dihitung, misalnya belanja tunai. Pembayaran non-tunai tidak ikut dihitung.
• Selisih saat tutup sesi tercatat di Arus kas pada tanggal sesi ditutup. Uang kurang menjadi biaya Selisih kas kasir (kurang), uang lebih menjadi pendapatan lain Selisih kas kasir (lebih). Penyebab yang kamu tulis ikut tersimpan di catatannya.
• Kalau saat membuka sesi kamu memilih Lewati, jangan dicatat, perbedaan modal dengan catatan Kas di kasir tetap ada sesudah sesi ditutup. Yang tercatat hanya selisih selama sesi itu.
• Kalau tanggal tutup sesi jatuh di bulan yang bukunya sudah ditutup, selisihnya dicatat di hari pertama sesudah tutup buku.
• Uang tunai yang dikembalikan saat nota dibatalkan mengurangi tunai masuk sesi yang sedang buka, walaupun notanya dari sesi sebelumnya. Sesi yang sudah ditutup tidak berubah.
• Selisih di atas batas selisih kas usahamu dikabarkan ke pemilik usaha dan bagian keuangan, beserta penyebab yang ditulis kasir.
• Selisih modal awal yang berasal dari pemilik atau rekening usaha hanya dicatat kalau akunmu punya hak mencatat modal atau arus kas. Kalau tidak, sesi tetap terbuka, selisihnya belum dicatat, dan pemilik usaha serta bagian keuangan dikabari untuk memeriksanya.
• Tagihan terbuka yang belum ditagih tidak ikut tertutup. Tagihannya tetap tersimpan untuk sesi berikutnya.
• Membuka sesi butuh hak Tambah pada fitur Sesi kasir. Menutup sesi butuh hak Ubah, termasuk untuk sesi yang lupa ditutup rekanmu.

Kalau ada kendala

• Muncul pesan "Selisihnya di atas Rp10.000. Tulis dulu penyebabnya, minimal 3 huruf.": isi Penyebab selisih, lalu tutup sesinya lagi. Kalau isian itu tidak ada di aplikasi kasir Android-mu, perbarui dulu aplikasinya.
• Lupa PIN. Minta atasanmu membuka Pengaturan › Pengguna, menekan Atur akun di akunmu, lalu memilih Atur ulang PIN. Kamu membuat PIN baru saat membuka layar kasir berikutnya. PIN akun Owner tidak bisa diatur ulang dari menu itu. Hubungi tim Copia lewat tautan WhatsApp Visennji di bagian PIN Kasir, halaman Profil saya.
• Muncul pesan "Terlalu banyak PIN salah. Coba lagi … menit lagi.": PIN salah 5 kali mengunci layar sementara. Tunggu sampai waktunya habis.
• Muncul pesan "Masih ada sesi kasir yang terbuka di outlet ini. Tutup dulu sebelum membuka sesi baru.": tutup sesi yang berjalan, atau lanjutkan berjualan di sesi itu.