Membuat gaji dan slip gaji

Tiap akhir bulan, gaji seluruh tim dibuat sekali jalan. Copia menyarankan angkanya dari data karyawan, presensi, lembur, dan kasbon, mencatatnya sebagai biaya bulan itu, lalu mencatat uangnya keluar di hari gajinya dibayar.

Menyiapkan data gaji

Angka awalnya diambil dari data karyawan: Cara mengupah dan nilainya, Tunjangan tetap per bulan, Potongan tetap per bulan, Cicilan kasbon per bulan, Libur tetap tiap minggu, nomor BPJS, dan Status pajak.

Mengubah pengaturan gaji

Hanya pemilik usaha. Buka Karyawan › Penggajian, lalu tekan Pengaturan gaji.

• Pembulatan gaji bersih: ke Rp100, Rp500, atau Rp1.000 terdekat. Selisihnya menjadi butir Pembulatan di slip.
• Periode gaji dihitung sampai: akhir bulan, atau tanggal 15, 20, atau 25. Contoh tanggal 20: gaji Oktober memakai presensi dan lembur 21 September sampai 20 Oktober.
• Potong iuran BPJS di slip gaji: berlaku untuk karyawan yang nomor BPJS-nya diisi. Atur juga Ikut Jaminan Pensiun (JP) dan Tingkat risiko kerja (JKK) sesuai sertifikat kepesertaanmu.
• Komponen otomatis: isi Nama, pilih Jenis, isi Nominal, lalu tekan Tambah. Komponen ini berlaku untuk semua karyawan. Per hari hadir untuk uang makan atau transport. Denda terlambat dikenakan tiap presensi masuk lewat dari jam mulai shift ditambah Toleransi menitnya, jadi hanya berlaku di hari yang jadwal shiftnya berjam.
• Hitung PPh 21 otomatis: khusus paket Maestro. Lihat bagian PPh 21 di bawah.

Membuat periode gaji

1. Tekan Buat periode gaji.
2. Di langkah Periode, pilih bulannya. Pemilik usaha dengan beberapa outlet bisa memilih Outlet. Centang Potong PPh 21 kalau gajinya dipotong pajak. Tanpa hitungan otomatis, angkanya kamu isi sendiri di tiap karyawan. Tekan Lanjut.
3. Di langkah Karyawan, periksa rekap tiap orang, misalnya "Hadir 24 dari 26 hari kerja, tidak hadir 2 hari". Ubah angka sarannya bila perlu. Gaji bersih ikut berubah. Tekan Lanjut.
4. Di langkah Pembayaran, isi Tanggal bayar dan pilih Dibayar dari akun. Kalau gajinya dibayar nanti, centang Belum dibayar.
5. Periksa Total gaji bersih, lalu tekan Simpan periode gaji.

Copia membuat satu slip untuk tiap karyawan yang bekerja di periode itu, termasuk yang keluar di bulan itu. Slipnya tersimpan semua sekaligus: kalau satu karyawan bermasalah, tidak ada yang tersimpan.

Dari mana angka sarannya

Hari tidak hadir dihitung dari hari wajib hadir: hari terjadwal, atau hari kerja menurut libur tetap mingguan dan kalender hari libur. Hari cuti atau izin yang disetujui tidak dihitung tidak hadir. Upah harian dan per jam tidak kena potongan tidak hadir. Hari tidak hadir dihitung sampai kemarin, jadi buat periode gaji sesudah periodenya selesai.

Kalau ada tulisan "hari belum presensi pulang", bereskan dulu di Memantau presensi karyawan.

Menghitung PPh 21 otomatis

Khusus paket Maestro, dan hanya kalau dinyalakan di Pengaturan gaji. Sesudah dinyalakan, isi Status pajak tiap karyawan. Isiannya ada di data karyawan, langkah Kerja & gaji. TK berarti tidak kawin, K berarti kawin, dan angkanya jumlah tanggungan. Karyawan yang statusnya kosong tidak dihitung.

• Januari sampai November: tarif efektif bulanan (TER) dari penghasilan bruto. Premi JKK, JKM, dan BPJS Kesehatan yang dibayar usaha ikut dihitung sebagai penghasilan.
• Desember dan bulan karyawan keluar: dihitung ulang setahun dengan tarif Pasal 17, lalu dikurangi PPh 21 yang sudah dipotong tahun itu.
• PPh 21 ditanggung pemerintah (DTP 2026): nyalakan kalau usahamu memenuhi syarat PMK 105/2025. Selama 2026, karyawan bergaji sampai Rp10 juta sebulan tidak dipotong.

Hitungannya tertulis di bawah isian, misalnya "1,5% dari bruto Rp8.000.000". Angkanya tetap bisa kamu ubah.

Membayar gaji yang belum dibayar

1. Di Daftar slip gaji, tekan Bayar di baris slip bertanda Belum dibayar. Untuk semuanya sekaligus, tekan Bayar … slip.
2. Isi Tanggal bayar, pilih Dibayar dari akun, lalu tekan Simpan pembayaran.

Selama belum dibayar, gajinya tampil di neraca sebagai Utang gaji. Keliru mencatat pembayaran? Tekan ikon pensil di barisnya, lalu ganti tanggal atau akunnya, atau centang Belum dibayar.

Melihat, mencetak, dan mengirim slip

1. Tekan baris slip di Daftar slip gaji. Rinciannya terbuka.
2. Tekan Cetak, atau Kirim lewat WhatsApp kalau nomor telepon karyawannya ada.

Rincian slip juga menampilkan iuran BPJS tanggungan usaha dan dasar hitung PPh 21. Karyawan membuka slipnya sendiri di portal. Lihat Memakai portal karyawan.

Slip yang perlu ditinjau

Kalau presensi, cuti, atau lembur di periode itu berubah sesudah slipnya dibuat, slip bertanda Perlu ditinjau. Periksa angkanya. Kalau tetap benar, tekan ikon centang di barisnya untuk menandai sudah ditinjau. Kalau perlu berubah, hapus slipnya lalu buat ulang periodenya.

Membuat THR

Sebulan sebelum hari raya, halaman ini menampilkan pengingat beserta tenggat bayarnya. THR keagamaan dibayar penuh, paling lambat 7 hari sebelum hari raya, dan tidak boleh dicicil.

1. Tekan Buat THR.
2. Di langkah Hari raya, pilih hari rayanya. Bawaannya hanya karyawan yang agamanya merayakan hari raya itu. Centang Termasuk karyawan yang beragama lain kalau perlu. Tekan Lanjut.
3. Di langkah Karyawan, periksa THR tiap orang, lalu tekan Lanjut.
4. Di langkah Pembayaran, isi tanggal dan akunnya, lalu tekan Simpan THR.

Pilihan hari raya diambil dari libur nasional di kalender hari libur: Idulfitri, Natal, Nyepi, Waisak, dan Imlek. Masa kerja 12 bulan atau lebih mendapat 1 × upah (gaji pokok ditambah tunjangan tetap). Masa kerja 1 bulan sampai kurang dari 12 bulan mendapat masa kerja ÷ 12 × upah. Masa kerja kurang dari sebulan tidak ditampilkan. Karyawan yang agamanya belum diisi ikut ditampilkan.

Slip THR terpisah dari slip gaji, tercatat di bulan tanggal bayarnya, dan bertanda THR di daftar.

Membagi uang service

Biaya layanan yang dipungut di nota bisa dibagikan ke karyawan yang hadir di outlet itu. Lihat pajak dan biaya layanan.

1. Tekan Bagi uang service, lalu pilih Bulan, dan Outlet kalau ada beberapa.
2. Atur Disisihkan (bawaan 5%, untuk risiko kerusakan dan pengembangan karyawan) dan Sama rata (bawaan 50%). Sisanya dibagi menurut jam hadir, dari presensi yang jam pulangnya lengkap.
3. Periksa bagian tiap karyawan, ubah bila perlu, lalu isi Tanggal bayar dan Dibayar dari akun.
4. Tekan Bagikan …. Tombolnya memuat jumlah yang dibagikan.

Yang dibagi hanya uang service yang belum pernah dibagikan. Uangnya tercatat keluar di arus kas dengan kategori Bagi biaya layanan. Bagian tiap orang terlihat di portalnya.

Rekap pajak dan setoran BPJS

• Tekan Unduh rekap pajak & BPJS di atas daftar slip. Isinya slip yang sedang tampil, jadi pilih dulu satu bulan di Saring periode kalau hanya perlu satu periode (saringan ini muncul kalau slip sudah ada di lebih dari satu bulan). Berkasnya memuat periode, NIK, NPWP, status pajak, bruto, PPh 21, dan iuran BPJS porsi karyawan dan usaha tiap orang.
• Kotak Setoran BPJS di atas daftar menjumlahkan iuran porsi karyawan dan usaha dari slip yang tampil.
• PPh 21 dan BPJS yang dipotong tampil di neraca sebagai PPh 21 dan BPJS yang harus disetor. Saat menyetor, catat di arus kas dengan kategori Setor PPh 21 & BPJS.
• Iuran BPJS tanggungan usaha (JKK, JKM 0,3%, JHT 3,7%, JP 2%, Kesehatan 4%) tidak memotong gaji dan tidak dicatat otomatis. Catat sebagai biaya biasa di arus kas.

Yang perlu diketahui

• Begitu periode disimpan, gajinya tercatat sebagai biaya gaji di laba-rugi bulan itu. Uang keluarnya tercatat di arus kas pada tanggal bayar. Jangan dicatat lagi di sana.
• Potongan, Potongan tidak hadir, dan potongan masa kerja mengurangi biaya gaji. Cicilan kasbon, BPJS, dan PPh 21 tidak: karyawan tetap menerima gajinya, sebagian untuk melunasi kasbon atau dititipkan untuk disetor.
• Satu karyawan punya satu slip gaji dan satu slip THR per periode.
• Isi slip tidak bisa diubah, kecuali pembayarannya. Kalau angkanya salah, hapus slipnya, lalu buat ulang periodenya.
• Gaji bulan yang sudah ditutup tetap bisa dibayar, asal tanggal bayarnya di bulan yang masih terbuka. Lihat Menutup buku bulanan.
• Di paket Prima tidak ada menu Karyawan. Upah dicatat di arus kas dengan kategori Gaji & upah.

Kalau ada kendala

• Muncul pesan "Semua karyawan sudah punya slip gaji untuk periode ini.": ganti periodenya, atau hapus slip yang salah lebih dulu.
• Muncul pesan "Pilih dulu gajinya dibayar dari akun mana, atau centang Belum dibayar.": isi Dibayar dari akun, atau centang Belum dibayar.
• Muncul pesan "… adalah kas di kasir outlet lain dari …": pilih rekening bank, atau buat per outlet lewat pilihan Outlet di langkah pertama.
• Muncul pesan "Cicilan kasbon … melebihi sisanya (…).": kurangi isian Cicilan kasbon karyawan itu.
• Muncul pesan "Potongan … melebihi gajinya. Periksa lagi angkanya.": kurangi potongan karyawan itu.
• Muncul pesan "Sebagian karyawan sudah punya slip gaji untuk periode ini. …": muat ulang halamannya, lalu coba lagi.
• Muncul pesan "Tanggal hari raya berikutnya belum ada di kalender libur nasional Copia. Tanyakan ke Pia supaya kami tambahkan.": tanyakan ke Pia, lalu buat THR-nya setelah tanggal itu ditambahkan.
• Muncul pesan "Tidak ada karyawan yang perlu dibuatkan THR: …": semua karyawan sudah punya slip THR di bulan tanggal bayar itu, atau masa kerjanya belum sebulan.
• Saat mencatat arus kas muncul pesan "Nominal ini sama dengan slip gaji …": gajinya sudah tercatat. Kalau memang upah lain di luar slip, tekan Simpan catatan sekali lagi.