Mencatat data dan transaksi lewat Pia

Habis belanja ke pasar atau bayar listrik, kamu cukup menulisnya ke Pia seperti mengirim chat. Pia memeriksa kelengkapannya, menanyakan yang kurang, lalu menampilkan ringkasannya. Semua yang dicatat Pia baru tersimpan sesudah kamu menekan Simpan.

Menambah atau mengubah data dasar

1. Di panel Pia, tulis perintahmu di kolom tulis, misalnya "tambah menu Es Kopi Susu harga 18000, resepnya kopi bubuk 10 gr dan susu cair 100 ml".
2. Kalau ada yang kurang, Pia menyebutnya, misalnya harga jual atau bahannya. Tulis kekurangannya di pesan berikutnya, tanpa mengulang yang sudah kamu tulis.
3. Periksa kartu ringkasannya, yang bertanda Belum disimpan. Kalau sudah benar, tekan Simpan atau tulis "ya". Kalau ada yang keliru, tulis perbaikannya.
4. Kalau kamu menyebut beberapa data sekaligus, misalnya tiga kategori, Pia menampilkannya satu per satu. Tiap data kamu setujui sendiri.

• Nama yang sudah ada di Copia, seperti bahan, kategori, menu, dan satuan, ditulis persis. Kalau tidak cocok, Pia menyebut yang mirip dan menunggu jawabanmu. Kalau pilihannya tidak lebih dari lima, Pia menampilkannya sebagai tombol: ketuk salah satunya, atau tulis jawabanmu sendiri.
• Jumlah bahan di resep ditulis per porsi. Gram ke kilogram dan mililiter ke liter diubah otomatis mengikuti satuan bahannya.
• Saat mengubah, yang tidak kamu sebut dibiarkan apa adanya, kecuali resep. Daftar bahan yang kamu tulis menggantikan resep lama, dan bahan lama yang ikut keluar disebut di ringkasan. Untuk menambah bahan atau mengubah jumlahnya saja, tulis "tambahkan ke resep".
• Data dicatat untuk outlet yang sedang kamu pilih. Untuk bahan baku, gudang, dan menu, tulis "di semua outlet" kalau ingin ditambahkan ke semuanya.
• Satu pesan paling banyak menyimpan lima data.
• Menu yang diatur terpusat diubah lewat halaman Menu. Hadiah dan pengaturan program member, koreksi saldo member, dan batas minimum stok juga diatur di halamannya.

Mencatat transaksi

1. Tulis kejadiannya, misalnya "beli tepung terigu 2 kg 30000 dan gula pasir 1 kg 16000 di pasar".
2. Periksa kartu ringkasannya: isinya, jumlahnya, nominalnya, dan tanggalnya. Kartu itu bertanda Belum disimpan.
3. Kalau sudah benar, tekan Simpan di bawah kartu, atau tulis "ya". Kalau ada yang keliru, tulis perbaikannya, misalnya "tepungnya 3 kg". Pia menampilkan ringkasan yang baru.
4. Untuk membatalkan, tekan Batal atau tulis "batal". Tidak ada yang tersimpan.

Pia tidak menebak yang tidak kamu sebut. Kalau satuan barang belum disebut, misalnya "tepung 2", Pia menanyakannya dulu, karena 2 kg dan 2 gram jauh berbeda. Toko tempat belanja juga ditanyakan; pilih Belanja langsung kalau tanpa nama toko.

Untuk tanggal, cara bayar, akun kas, atau gudang yang tidak kamu sebut, Pia memberi saran, misalnya hari ini dan tunai. Sarannya tertulis di ringkasan. Kalau perlu diganti, tulis saja perbaikannya.

Kalau bahan, satuan, kategori, atau pemasok yang kamu sebut belum ada di Copia, Pia menawarkan menambahkannya dulu, satu per satu. Tiap data kamu setujui sendiri dengan Simpan, lalu Pia lanjut ke data berikutnya dan terakhir ke transaksinya. Kalau satu data kamu batalkan, transaksinya tetap dilanjutkan tanpa data itu: bahan itu dikeluarkan dari belanja, atau belanjanya dicatat tanpa pemasok.

Daripada mengetik isi nota, kamu juga bisa mengirim fotonya. Caranya ada di Mencatat dari foto nota.

Yang perlu diketahui

• Pia hanya menyimpan nama dan angka yang kamu tulis sendiri. Tulis angka dengan angka, misalnya "18000" atau "18 ribu", bukan dengan kata seperti "delapan belas ribu".
• Satu pesan untuk satu transaksi, dan isiannya diambil dari pesan itu. Angka dari transaksi sebelumnya di percakapan yang sama tidak ikut dipakai.
• Ringkasan hanya berlaku selama belum ada pesan lain sesudahnya, dan hanya di hari yang sama. Kalau kamu sempat menanyakan hal lain atau harinya sudah berganti, tulis lagi perintahnya.
• Yang bisa dicatat mengikuti paket usahamu. Misalnya pesanan ke pemasok, kasbon, dan penggajian ada mulai paket Lievita, sedangkan inventaris dan jurnal manual khusus Maestro.
• Tanpa tanggal, Pia menyarankan hari ini. Tanggal di masa depan ditolak.
• Biaya, pemasukan lain, setor modal, dan prive dicatat ke kategori arus kas yang sudah ada. Tanpa nama akun, Pia menyarankan kas di kasir outlet yang sedang kamu pilih. Untuk biaya yang belum dibayar, tulis "belum dibayar".
• Tanpa cara bayar, Pia menyarankan tunai di ringkasan. Tulis "bon" kalau bayarnya nanti.
• Harga belanja adalah total yang dibayar untuk bahan itu. Kalau yang kamu tulis harga per satuan, sebutkan, misalnya "telur 2 kg, per kg 28000".
• Barang terbuang dan pindah stok tidak bisa melebihi stok di gudangnya, dan tidak bisa dihapus sesudah disimpan. Periksa ringkasannya dulu.
• Penerimaan barang dan pembayaran ke pemasok mengenali pembeliannya lewat nomor pembelian. Nama pemasok cukup kalau hanya ada satu pembelian yang cocok. Penerimaan yang ada barang rusaknya dicatat di halaman Pembelian.
• Pesanan pelanggan dan uang muka reservasi dicatat lewat kasir, jadi perlu sesi kasir yang terbuka dan PIN Kasir yang masih berlaku. Kalau belum, Pia memintamu membuka layar kasir dulu, lalu balas "sudah". Harga pesanan memakai harga menu ditambah pajak dan biaya layanan outlet, tanpa diskon, promo, atau poin member; untuk itu, catat lewat layar kasir. Mengubah dan membatalkan pesanan atau reservasi dikerjakan di layar kasir.
• Pelunasan dicari dari nota yang belum lunas atau belum diambil di outlet yang sedang kamu pilih, lewat nama pembeli atau nomor notanya. Kalau pembelinya punya beberapa nota, Pia menampilkan nomor notanya untuk dipilih. Pembayaran tunai perlu sesi kasir yang terbuka, tanpa PIN Kasir. Kalau pesanan diambil tapi belum lunas, Pia menanyakan apakah dilunasi sekarang atau sisanya dibayar nanti. Sisa yang dibayar nanti tercatat sebagai utang pembeli.
• Harga menu ikut harga bahan menaikkan harga jual tiap menu yang memakai bahan itu supaya persentase keuntungannya tetap seperti sebelum bahannya naik, dibulatkan ke atas ke Rp500. Tanpa harga baru, Pia memakai harga beli pertama dan terakhir bahan itu dalam 3 bulan terakhir. Harga beli bahannya sendiri tidak diubah; modal ikut berubah saat kamu mencatat belanjanya.
• Ubah banyak menu sekaligus hanya mengenai outlet yang sedang kamu pilih, dan kata yang kamu sebut dicari sebagai kata utuh di nama menu atau kategorinya. Perubahan persen dibulatkan ke Rp100 terdekat. Di paket Maestro, menu yang diatur terpusat dilewati dan diubah lewat halaman Menu.
• Stok opname lewat Pia langsung diselesaikan, dan hanya menyesuaikan bahan yang kamu sebut. Opname yang sudah selesai tidak bisa diubah lagi.
• Karyawan harus disebut dengan nama yang persis sama dengan di Data karyawan. Kartu berisi gaji atau data karyawan tampil di layarmu, tetapi tidak dikirim lagi ke layanan AI di pesan berikutnya.
• Penggajian lewat Pia sama dengan tombol Buat periode gaji: slip dibuat untuk semua karyawan yang bekerja di periode itu dan belum punya slip, termasuk yang keluar di tengah periode. Tunjangan, potongan, lembur yang disetujui, cicilan kasbon, BPJS, dan PPh 21 dihitung sama dengan jendela itu. Periksa angka tiap karyawan di kartunya sebelum menyimpan. Slip THR tetap dibuat di halaman Penggajian.
• Pengajuan cuti yang dicatat Pia masuk sebagai menunggu keputusan. Menyetujui atau menolaknya tetap di halaman Cuti & izin.
• Di paket Maestro, catatan di atas batas persetujuan (biaya, prive, belanja, pembayaran ke pemasok, jurnal manual) tetap diajukan lewat halamannya.
• Yang dicatat Pia tersimpan atas namamu dan tampil di Riwayat perubahan, sama seperti saat kamu mengisi formulirnya sendiri. Hak akses peranmu tetap berlaku.
• Transaksi di luar daftar di atas, seperti penjualan kasir, batal nota, sesi kasir, menerima kiriman dari outlet lain, lembur, dan hari libur karyawan, belum bisa dicatat lewat Pia. Pia juga tidak menghapus data dan tidak mengubah pengaturan, pengguna, atau langganan. Kalau kamu memintanya, Pia menjelaskan cara mengerjakannya di halamannya.

Kalau ada kendala

• Pia menulis bahwa sebuah nama atau angka "tidak ada di pesanmu": Pia tidak menemukannya di tulisanmu, jadi tidak disimpan. Tulis lagi bagian itu dengan nama dan angka yang jelas.
• Pia menulis bahwa sebuah nama "tidak ada di daftar": datanya belum ada, atau tulisannya berbeda. Pilih dari nama yang disebut Pia, atau tambahkan dulu datanya.
• Pia menulis "Tidak ada catatan yang menunggu disimpan.": ringkasannya sudah tidak berlaku karena ada pesan lain sesudahnya. Tulis lagi perintahnya.
• Pia menulis "Ringkasan ini dibuat di hari lain, jadi tidak Pia simpan.": ringkasannya dari hari sebelumnya. Tulis lagi perintahnya supaya tanggal dan angkanya diperiksa ulang.
• Pia menulis "Catatan itu sudah diproses.": tombol Simpan tertekan dua kali. Catatannya hanya tersimpan sekali.
• Pia menulis "Pia belum bisa mencatat karena akunmu belum terhubung ke outlet.": akunmu belum punya outlet aktif. Minta pemilik usaha mengatur outletmu di Pengaturan › Pengguna, atau catat lewat halamannya.
• Muncul pesan "Akunmu belum punya hak menambah" atau "mengubah": peranmu belum diberi hak itu. Minta pemilik usaha mengaturnya di Pengaturan › Peran & hak akses.