Langsung ke isi
Buka Copia

Bantuan Karyawan

Memakai portal karyawan

Untuk karyawanLievita ke atas Buka halaman ini di Copia

Tiap datang dan pulang kerja, kamu mencatat presensi dari ponselmu sendiri lewat portal karyawan. Di sana kamu juga bisa melihat jadwal, mengajukan cuti, koreksi, dan kasbon, serta membuka slip gaji.

Masuk ke portal

Halaman masuk portal karyawan dengan kode usaha yang sudah terisi, isian nomor telepon dan PIN, serta tombol Masuk
Halaman masuk portal karyawan. Kode usaha terisi sendiri di ponsel yang pernah masuk.

Minta tiga hal ini ke atasanmu: kode usaha (6 huruf atau angka), nomor telepon yang ia daftarkan untukmu, dan PIN 4 angka. Biasanya ketiganya dikirim lewat WhatsApp.

  1. Buka copia-app.visennji.com/#/saya di peramban ponselmu.
  2. Isi Kode usaha, Nomor telepon, dan PIN.
  3. Tekan Masuk.

Kode usaha cukup diketik sekali. Ponselmu mengingatnya untuk masuk berikutnya. Kamu juga tetap masuk selama portal dibuka paling tidak sebulan sekali, paling lama 180 hari. Satu karyawan bisa masuk di paling banyak 3 ponsel.

Presensi masuk dan pulang

Layar QR presensi outlet dengan kode QR dan kode ketik di bawahnya
Layar QR di outlet. Pindai kodenya, atau ketik kode di bawahnya.
Tab Presensi di portal dengan jam masuk dan pulang hari ini, isian Kode QR outlet, tombol Catat masuk, dan jadwal shift 7 hari ke depan
Tab Presensi. Jadwalmu 7 hari ke depan ada di bawah tombolnya.
  1. Pindai QR di layar outlet dengan kamera ponselmu. Portal terbuka dan Kode QR outlet otomatis terisi. Kalau belum masuk, isi dulu kode usaha, nomor telepon, dan PIN.
  2. Tekan Catat masuk.
  3. Saat pulang, pindai QR-nya lagi, lalu tekan Catat pulang.

Kalau kamera tidak bisa memindai, buka Presensi di menu bawah. Ketik 6 huruf atau angka yang tampil di bawah QR ke Kode QR outlet. Namamu lalu muncul di bagian Baru saja presensi di layar outlet.

Kode QR berganti tiap 30 detik dan hanya bisa dipakai sekali, jadi langsung tekan tombolnya. QR hanya berlaku di outlet tempatmu terdaftar, atau outlet lain tempatmu ditugaskan.

Kalau lupa presensi pulang

Besoknya portal mengingatkan bahwa presensi pulangmu belum tercatat. Kalau kamu bekerja sampai lewat tengah malam, pilih Pulang, lalu tekan Catat pulang. Jamnya masuk ke hari sebelumnya.

Ini hanya bisa sampai 16 jam sesudah jam masukmu. Lewat dari itu, catat masuk untuk hari ini seperti biasa. Jam pulang kemarin diisi atasanmu, atau ajukan koreksinya sendiri.

Melihat riwayat dan mengajukan koreksi

Tab Riwayat di portal dengan tombol Ajukan koreksi, pilihan bulan, jumlah hari hadir, dan jam masuk serta pulang tiap hari, termasuk satu hari Belum pulang
Tab Riwayat. Pengajuan koreksimu ada di bawah daftar.
Jendela Ajukan koreksi presensi di portal dengan tanggal, jam masuk, jam pulang, alasan, dan tombol Kirim pengajuan
Jendela Ajukan koreksi presensi.

Buka Riwayat, lalu pilih Bulan. Kamu melihat jumlah hari hadir serta jam masuk dan pulang tiap hari. Tanda Belum pulang berarti jam pulang hari itu kosong. Tulisan "Diisi atasan" berarti jamnya dicatat atasanmu.

Lupa presensi atau jamnya keliru? Ajukan jam yang benar:

  1. Di Riwayat, tekan Ajukan koreksi.
  2. Pilih Tanggal, paling lama 14 hari ke belakang.
  3. Isi Jam masuk, Jam pulang, atau keduanya. Yang kosong tidak diubah.
  4. Tulis Alasan, lalu tekan Kirim pengajuan.

Pengajuanmu tampil di Pengajuan koreksi dengan status Menunggu, Disetujui, atau Ditolak beserta alasannya.

Mengajukan cuti atau izin

Formulir Ajukan cuti atau izin di portal dengan jenis, tanggal mulai, tanggal sampai, alasan, dan tombol Kirim pengajuan
Formulir Ajukan cuti atau izin.
Tab Cuti di portal dengan jatah, terpakai, dan sisa cuti tahunan dalam hari kerja, serta pengajuan berstatus Menunggu, Disetujui, dan Ditolak
Tab Cuti. Pengajuan yang masih menunggu bisa dibatalkan.
  1. Buka Cuti, lalu tekan Ajukan cuti.
  2. Pilih Jenis, lalu isi Mulai, Sampai, dan Alasan.
  3. Tekan Kirim pengajuan.

Jatah, pemakaian, dan sisa cuti tahunanmu ada di bagian atas, dalam hari kerja. Hari libur tidak memotong jatah. Selama masih Menunggu, kamu bisa menekan Batalkan pengajuan. Cuti yang dibatalkan atasan berstatus Dibatalkan.

Membuka slip gaji dan kasbon

Tab Gaji di portal dengan daftar slip gaji per bulan, bagian Uang service, dan kartu Sisa kasbon dengan tombol Ajukan kasbon
Tab Gaji. Uang service dan sisa kasbonmu ada di bawah daftar slip.
Slip gaji satu bulan di portal dengan gaji pokok, tunjangan, uang makan, denda terlambat, gaji bersih, tanggal bayar, dan tombol Cetak atau simpan PDF
Slip gaji satu bulan.
Jendela Ajukan kasbon di portal dengan isian jumlah, alasan, dan tombol Kirim pengajuan
Jendela Ajukan kasbon. Atasanmu yang memutuskan.
  1. Buka Gaji, lalu tekan bulan yang ingin kamu lihat. Slip THR bertuliskan THR di depan bulannya.
  2. Tekan Cetak atau simpan PDF kalau perlu.

Di tab yang sama ada bagian Uang service, berisi bagianmu tiap bulan beserta jam hadirnya, kalau usahamu membagikannya. Ada juga Sisa kasbon. Untuk meminjam, tekan Ajukan kasbon, isi Jumlah dan alasannya, lalu tekan Kirim pengajuan. Kasbon dicicil lewat potongan gaji.

Melihat data diri dan mengganti PIN

Tab Akun di portal dengan Data saya yang nomor identitas dan rekeningnya disamarkan, lalu awal formulir Ganti PIN
Tab Akun. Nomor identitas dan rekening disamarkan, hanya 4 angka terakhir yang terlihat.

Bagian Data saya di tab Akun berisi data dirimu yang tersimpan. NIK, NPWP, nomor rekening, dan nomor BPJS disamarkan, hanya 4 angka terakhir yang terlihat. Kalau ada yang salah, minta atasanmu memperbaikinya.

  1. Di Akun, isi PIN lama, PIN baru, dan Ulangi PIN baru.
  2. Tekan Simpan PIN baru.

Ganti PIN dari atasanmu setelah pertama kali masuk. Hindari angka kembar (1111), angka urut (1234), atau tahun (1998), karena PIN seperti itu ditolak. Sesudah PIN diganti, portal di ponsel lain ikut keluar.

Yang perlu diketahui

  • Titik di ikon menu bawah berarti ada kabar baru: jadwal baru, cuti atau koreksi yang sudah diputuskan, slip baru, atau kasbon. Titiknya hilang begitu tab itu dibuka.
  • Sesudah keluar kerja, kamu masih bisa membuka portal selama 90 hari. Yang tampil hanya tab Gaji dan Akun.

Kalau ada kendala

  • Muncul pesan "Kode usaha, nomor telepon, atau PIN belum cocok. …": periksa ketiganya. Sesudah 5 kali salah, PIN terkunci sementara, dan makin lama kalau salah lagi.
  • Lupa PIN. PIN tidak bisa kamu atur ulang sendiri. Minta atasanmu membuatkan PIN baru.
  • Muncul pesan "Terlalu banyak percobaan masuk. Tunggu 15 menit, lalu coba lagi.": tunggu dulu, lalu coba lagi.
  • Muncul pesan "Kode QR sudah tidak berlaku. …": pindai lagi QR yang sedang tampil.
  • Muncul pesan "Kode QR ini milik outlet …, yang bukan outlet tugasmu. …": presensi di outletmu sendiri, atau minta atasan menambahkan outlet itu.
  • Muncul pesan "Presensi masuk kemarin pukul … sudah lebih dari 16 jam. …": tekan Catat masuk untuk hari ini. Untuk jam pulang kemarin, minta atasanmu mengisinya atau ajukan koreksi.
  • Muncul tulisan "Hari ini kamu tercatat sedang cuti. Tidak perlu presensi.": hubungi atasanmu kalau itu keliru.
  • Pengajuan cuti ditolak Copia: tanggalnya bertabrakan dengan pengajuan lain, sudah lewat lebih dari 14 hari, lebih dari 60 hari sekali ajukan (184 hari untuk cuti melahirkan), atau melebihi sisa jatah.
  • Muncul pesan "Koreksi untuk tanggal itu masih menunggu keputusan atasan.": tunggu keputusannya dulu. Satu tanggal hanya bisa punya satu pengajuan koreksi yang menunggu.
  • Muncul pesan "Pengajuan kasbonmu sebelumnya masih menunggu keputusan atasan.": tunggu keputusan yang pertama dulu.